Руководство по подготовке к проведению конференций HyFlex.

• В Zoom есть "Совещания" и "Вебинары". Решите, какой из них вы хотите использовать.
  • Если вы хотите использовать "вебинары", вам необходимо обновить лицензию.
• Убедитесь, что в Zoom достаточно места для количества участников.
  • Обычно максимальное количество пользователей составляет 100 человек. По мере необходимости повышайте до 300 / 500 / 1 000 человек и т.д.

Куда подавать заявления на получение статуса Zoom

• Свяжитесь с потенциальными онлайн-участниками, предоставив им три части информации для допуска к участию во встрече/вебинаре Zoom.
  1. URL встречи/вебинара
  2. Идентификатор встречи/вебинара
  3. пароль
• Для вебинаров отправьте специальное приглашение по электронной почте онлайн докладчикам (участникам дискуссии) через администрацию Zoom.

• Если вы хотите разрешить людям за пределами университета пользоваться Wi-Fi в TUFS, вы должны заранее получить "учетную запись посетителя".
• Если мероприятие проводится в выходные или праздничные дни, заранее свяжитесь с ICC по поводу использования Wi-Fi на территории кампуса.Поскольку обслуживание системы иногда проводится в выходные и праздничные дни, нелишним будет поинтересоваться, как обеспечить стабильную интернет-среду.
• Продумайте, как реагировать в случае нарушения работы Wi-Fi в кампусе.
  • Риск крайне низок, поэтому для обычных мероприятий толерантность к риску не является проблемой. В случае чрезвычайной ситуации можно обойтись привязкой к телефону организатора, поэтому убедитесь, что вы знаете, как это сделать. При необходимости вы также можете арендовать карманный Wi-Fi или другое оборудование у поставщика.

Приложения, связанные с WiFi на территории кампуса.

• Убедитесь, что все докладчики/выступающие, будь то лично или онлайн, знают, какую презентацию они планируют провести; проще, если они заявят об этом в форме Google или аналогичной.
  • Используете ли вы слайдовые материалы?
  • Используете ли вы в PowerPoint "Инструменты докладчика" (экран для докладчиков, где они могут проверять заметки, прошедшее время и т.д.)?
  • Могу ли я воспользоваться компьютером в заведении? Использовать собственный компьютер? (может быть указано организатором)
  • Во время презентации имеете ли вы дело со звуком, например, воспроизведение аудиофайлов, проигрывание компакт-дисков и т.д.?
  • Работаете ли вы во время презентации с видеофайлами, воспроизведением DVD-дисков и т.д.?
• В зависимости от содержания презентации каждого докладчика, настройка оборудования в помещении будет корректироваться. Как только вы получите представление об общей картине, пожалуйста, свяжитесь с отделом поддержки информатизации образования, чтобы обсудить, как вы хотите, чтобы было организовано место проведения мероприятия.

• Для проведения конференц-мероприятия потребуется много рабочей силы, включая сотрудников службы приема и размещения посетителей, но для эксплуатации оборудования, связанного с помещениями/распределением Zoom, потребуется следующий персонал.
  • Zoom 1 человек, отвечающий за работу главного компьютера
  • 1 человек, отвечающий за работу камеры для прямых онлайн трансляций
  • Сотрудник по освещению (для зала "Прометей") 1 человек ※ Может работать параллельно с ведущим ПК, если знаком с ним.
  • 1 или 2 человека для объяснения докладчикам (участникам дискуссии), как пользоваться оборудованием ※ Может также выполнять функции оператора микрофона во время сессии вопросов и ответов
• Как уже упоминалось выше, если вы проводите мероприятие в стиле HyFlex, вам понадобится три или четыре человека на каждую площадку. Обычно за них отвечают студенты или другие люди на гонорарной основе, но можно предположить, что студенты, имеющие некоторые навыки работы с механикой, смогут с этим справиться. Убедитесь, что у вас есть необходимые люди, заранее и организуйте репетиции для следующих шагов.

• Забронируйте место и назначьте репетицию на дату, отличную от основного мероприятия.
  • Репетиции должны быть назначены на свободную дату и время, чтобы сотрудники Управления по информационным технологиям в образовании могли присутствовать на них.
    См. также.Дата и время открытия
• Репетиции длятся 30-45 минут, в течение которых читается лекция о том, как использовать оборудование, но затем вам нужно фактически работать с оборудованием и привыкнуть к нему, поэтому вам следует рассчитывать на 2-3 часа, включая отработку потока.
• Сотрудники Управления информационных технологий в образовании уйдут сразу после окончания лекции. После этого репетиции должны проводиться только сотрудниками организационного отдела. Если у вас возникнут какие-либо проблемы или вопросы, пожалуйста, позвоните нам. Мы приедем и поддержим вас.

Где подать заявку на бронирование объекта (зависит от места):См. также.)

Где подать заявку на участие сотрудников в лекциях/репетициях

• Оборудование, предоставленное во временное пользование Управлением по информационным технологиям в образовании, предназначено для регулярного использования в учебных классах кампуса и не может быть принято для использования на конференциях.
  • Рассмотрите возможность привлечения специализированных подрядчиков, особенно для крупных мероприятий.
  • Для небольших и средних мероприятий может быть разрешено специальное предоставление во временное пользование оборудования для учебных классов, но при этом должны строго соблюдаться сроки и время предоставления и возврата оборудования.
• Если будут проводиться репетиции, просьба также заказать оборудование для репетиций во временное пользование.
• Для проведения мероприятий количество и тип оборудования, доступного для аренды, может быть огромным, поэтому бронирование по электронной почте может быть затруднено. Мы рекомендуем вам прийти к нам в офис и устно обсудить ваши требования, чтобы мы могли подобрать необходимое оборудование и заполнить необходимые формы.

Куда обращаться за получением оборудования во временное пользование

(Вас могут попросить проконсультироваться в отделе по академическим вопросам о том, доступен ли кредит или нет).

• Большинство конференций, вероятно, будут проводиться по субботам, воскресеньям и в праздничные дни, но в эти дни офис поддержки информатики образования закрыт. Если ваше мероприятие приходится на субботу или воскресенье, постарайтесь забрать свое оборудование в пятницу во второй половине дня.
• Место проведения может быть установлено сотрудниками офиса поддержки в часы работы офиса поддержки информатизации образования. Однако в таких случаях оборудование остается установленным до следующего дня.Убедитесь, что место проведения мероприятия также забронировано на время между днем установки и самим мероприятием.Для предотвращения кражи также свяжитесь с охранником и попросите запереть дверь.

Где подать заявку на бронирование объекта (зависит от места):См. также.)

Где запрашивать блокировку

Куда обратиться за поддержкой для создания

• Оборудование во вспомогательной комнате предназначено для обычных занятий и должно быть возвращено утром того дня, когда комната открывается после мероприятия. Пожалуйста, убедитесь, что оборудование возвращено вовремя, так как оно может быть использовано в классе.
• Если существуют особые обстоятельства, которые не позволяют вернуть оборудование утром в день открытия, возможно хранение оборудования в караульном помещении в день мероприятия. Однако в случае большого количества оборудования это может оказаться невозможным, поэтому, пожалуйста, проконсультируйтесь с нами заранее.

Куда обратиться за консультацией по срокам возвращения