活动组织者需要为实施面对面&在线同步（HyFlex格式）的会议活动做各种准备。请注意，根据活动内容的不同，咨询和申请要点也有所不同。
参与HyFlex活动的主要大学部门。
- 关于缩放许可证。
- 提升最大参与人数。(如：100人→300/500/1000人等)
- 升级为开展网络研讨会的许可证。
- 与互联网接入有关的事项。
- 为校外参与者发放 "访客账户"，并提供WiFi接入。
- 预订演出的场地。
- 为排练和预讲预定场地。
- 联系点取决于你预订的设施。
- 研究和演讲楼的教室 → 教务科
- 普罗米修斯厅 → 设施科
- 行政楼的大、中、小会议室 → 设施科
- 在周末、节假日、夜间清晨等使用设施时，打开并锁好锁。
- 地点：主门卫站、1楼、总部行政部门等。
常见的错误。
由于大多数会议活动在周六、周日和公共假期举行，教育信息学支持办公室不办公，在出现问题时不能提供紧急支持。以下是实际失败的例子。
这些错误可以通过尽可能接近实际事件的排练和预想各种问题来防止。
准备步骤
步。
决定你想使用哪种Zoom配置，如有必要，可升级你的许可证。
- Zoom有 "会议 "和 "网络研讨会"。决定你想使用哪一个。
- 如果你想使用 "网络研讨会"，你需要升级你的许可证。
- 确保有足够的空间来容纳Zoom中的参与者人数。
- 通常情况下，最大的用户数是100人。根据需要升级到300 / 500 / 1,000人等。
在哪里申请与Zoom有关的应用
步。
为在线参与者发布Zoom URL。
- 联系潜在的在线参与者，提供三条信息，以便进入Zoom会议/网络研讨会。
- 会议/网络研讨会网址
- 会议/网络研讨会ID
- 通过码
- 对于网络研讨会，通过Zoom管理部门向在线发言人（小组成员）发送专门的邀请邮件。
步。
准备并考虑为生产提供互联网环境（WiFi）。
- 如果你想让校外人员使用TUFS的Wi-Fi，你必须事先获得一个 "访客账户"。
- 如果活动是在周末或节假日，请提前联系ICC，了解使用校园Wi-Fi的情况。由于系统维护有时会在周末和公共假期进行，因此最好询问确保稳定的互联网环境。
- 考虑在校园Wi-Fi中断的情况下如何应对。
- 风险极低，所以对于正常活动来说，风险承受能力不是问题。在紧急情况下，你可以通过在组织者的手机上串联来完成，所以要确保你知道如何做。如果有必要，你也可以向供应商租用袖珍Wi-Fi或其他设备。
校内WiFi的相关应用到。
步。
提前采访演讲者/发言人（小组成员）。
- 确保所有演讲者/发言人，不管是当面还是在线，都知道他们打算做什么类型的演讲；如果他们在谷歌表格或类似的表格上声明，会更容易。
- 你是否使用幻灯片材料？
- 对于PowerPoint，你是否使用 "演示者工具"（为演示者提供的屏幕，他们可以检查笔记、已用时间等）？
- 我可以使用会场的电脑吗？使用自己的电脑？(可由主办方指定)
- 在演讲过程中，你是否处理声音，如播放音频文件、播放CD等？
- 在演讲过程中，你是否处理视频文件、播放DVD等？
- 根据每个演讲者的演讲内容，会场的设备设置会有所调整。一旦你对整体情况有了一些了解，请与教育信息化支持办公室联系，讨论如何布置会场。
步。
确保活动管理人员的安全。
- 会议活动的实施需要大量的人力，包括接待人员和游客接待，但也需要以下人员来操作与场地设施/缩放分配有关的设备。
- 放大1名负责主机操作的人员
- 1人负责操作摄像机进行在线直播报道
- 照明人员（为普罗米修斯厅） 1人 ※ 如果熟悉电脑主机，可以同时工作。
- 1-2人向发言人（小组成员）解释如何使用设备 ※ 也可在问答环节担任话筒操作员
- 如上所述，如果你正在运行一个HyFlex式的活动，你将需要每个场地三或四个人。通常情况下，学生或其他人将以酬金的形式负责这些工作，但可以肯定的是，具有一定机械技能的学生将能够处理这些工作。确保你事先有足够的人力，并为接下来的步骤安排好排练。
步。
安排排练，培训活动管理人员。
步。
安排必要的设备。(对于大型活动，考虑使用专业供应商）。
- 从教育信息技术办公室借出的设备是用于校园内的常规课程，可能不接受在会议活动中使用。
- 考虑使用专业承包商，特别是在大型活动中。
- 对于中小型活动，可以允许特别借出教室设备，但必须严格遵守借出和归还日期和时间。
- 如果要进行排练，也请预订排练用的借用设备。
- 对于活动来说，可供租用的设备的数量和类型可能是巨大的，所以通过电子邮件预订可能会很复杂。我们建议你到我们的办公室来口头讨论你的要求，这样我们就能找到你需要的设备并填写必要的表格。
哪里可以申请借出的设备
(你可能被要求咨询教务科关于是否可以贷款的问题)。
步。
为活动设置你的设备并接受借出的设备。
- 大多数会议活动可能会在周六、周日和公共假期举行，但教育信息学支持办公室在这些日子不开放。如果你的活动是在周六或周日，你应该尽量在周五下午去取你的设备。
- 在教育信息化支持办公室的开放时间内，支持办公室的工作人员可以将场地布置好。但是，在这种情况下，设备将一直设置到第二天。确保场地也被预订了，以便在布置当天和活动本身之间的时间。为了防止盗窃，也要联系保安，要求锁好门。
在哪里申请设施预订（因地点而异）：另见。)
在哪里请求锁定。
在哪里请求建立支持
步。
请提前讨论设备的归还问题。
- 支持室的设备是为常规课程准备的，应在活动结束后房间开放的当天上午归还。请确保按时归还设备，因为这些设备可能会在课堂上使用。
- 如果有特殊情况，无法在开幕当天上午归还设备，可以在活动当天将设备留在警卫室。但是，如果数量很大的话，这可能是不可能的，所以请提前与我们协商。
在哪里可以咨询回国日期
以上。
关于活动当天如何设置和使用设备的信息，见下文。