HyFlex-Handbuch zur Vorbereitung von Konferenzen.

• Zoom hat "Meetings" und "Webinare". Entscheiden Sie, welche Sie verwenden möchten.
  • Wenn Sie "Webinare" nutzen möchten, müssen Sie Ihre Lizenz aktualisieren.
• Vergewissern Sie sich, dass im Zoom genügend Platz für die Anzahl der Teilnehmer vorhanden ist.
  • Normalerweise beträgt die maximale Anzahl von Benutzern 100. Erweitern Sie bei Bedarf auf 300 / 500 / 1.000 Personen usw.

Wo Sie sich für Zoom-bezogene Anwendungen bewerben können

• Wenden Sie sich an potenzielle Online-Teilnehmer mit drei Informationen für die Zulassung zum Zoom-Meeting/Webinar.
  1. Sitzung/Webinar-URL
  2. Sitzungs-/Webinar-ID
  3. Kennwort
• Für Webinare senden Sie über die Zoom-Verwaltung eine spezielle Einladungs-E-Mail an die Online-Redner (Diskussionsteilnehmer).

• Wenn Sie Personen außerhalb der Universität die Nutzung des TUFS-Wi-Fi gestatten wollen, müssen Sie sich im Voraus ein "Besucherkonto" ausstellen lassen.
• Wenn die Veranstaltung auf ein Wochenende oder einen Feiertag fällt, wenden Sie sich bitte im Voraus an das ICC, um das Campus-Wi-Fi zu nutzen.Da die Systemwartung manchmal an Wochenenden und Feiertagen durchgeführt wird, ist es ratsam, sich über die Gewährleistung einer stabilen Internetumgebung zu informieren.
• Überlegen Sie, wie Sie im Falle einer Unterbrechung des Wi-Fi auf dem Campus reagieren können.
  • Das Risiko ist äußerst gering, so dass die Risikotoleranz bei normalen Veranstaltungen kein Problem darstellt. Im Notfall können Sie sich mit dem Tethering auf dem Telefon des Veranstalters behelfen, also stellen Sie sicher, dass Sie wissen, wie das geht. Bei Bedarf können Sie auch Pocket-Wi-Fi oder andere Geräte bei einem Anbieter mieten.

Anwendungen im Zusammenhang mit WiFi auf dem Campus an.

• Vergewissern Sie sich, dass alle Vortragenden, ob persönlich oder online, wissen, welche Art von Präsentation sie zu halten gedenken; es ist einfacher, wenn sie dies in einem Google-Formular oder ähnlichem angeben.
  • Verwenden Sie Dia-Materialien?
  • Verwenden Sie für PowerPoint die "Presenter Tools" (ein Bildschirm für Moderatoren, auf dem sie Notizen, verstrichene Zeit usw. überprüfen können)?
  • Kann ich einen PC des Veranstaltungsortes benutzen? Eigenen PC benutzen? (kann vom Organisator festgelegt werden)
  • Haben Sie während der Präsentation mit Ton zu tun, z. B. Abspielen von Audiodateien, Abspielen von CDs usw.?
  • Können Sie während der Präsentation mit Videodateien, der Wiedergabe von DVDs usw. umgehen?
• Je nach Inhalt des Vortrags wird die Ausstattung des Veranstaltungsortes angepasst. Sobald Sie eine Vorstellung vom Gesamtbild haben, setzen Sie sich bitte mit dem Unterstützungsbüro für Bildungsinformatik in Verbindung, um zu besprechen, wie der Veranstaltungsort eingerichtet werden soll.

• Die Durchführung einer Konferenzveranstaltung erfordert viel Personal, einschließlich Empfangspersonal und Besucherbetreuung, aber auch folgendes Personal wird für die Bedienung von Geräten im Zusammenhang mit der Ausstattung des Veranstaltungsorts / der Zoom-Verteilung benötigt.
  • Zoom 1 Person, die für den Betrieb des Host-PCs zuständig ist
  • 1 Person, die für die Bedienung der Kamera für die Online-Live-Berichterstattung zuständig ist
  • Beleuchtungsbeauftragter (für die Prometheus-Halle) 1 Person ※ Kann gleichzeitig mit dem Host-PC arbeiten, wenn er mit diesem vertraut ist.
  • 1 oder 2 Personen, die den Rednern (Diskussionsteilnehmern) erklären, wie die Ausrüstung zu benutzen ist ※ Kann auch als Mikrofonist während der Fragerunde fungieren
• Wie bereits erwähnt, benötigen Sie für eine HyFlex-ähnliche Veranstaltung drei oder vier Personen pro Veranstaltungsort. In der Regel werden Studenten oder andere Personen auf Honorarbasis dafür verantwortlich sein, aber man kann davon ausgehen, dass Studenten mit etwas handwerklichem Geschick in der Lage sein werden, diese Aufgabe zu übernehmen. Vergewissern Sie sich im Voraus, dass Sie über die nötige Arbeitskraft verfügen, und vereinbaren Sie Proben für die nächsten Schritte.

• Buchen Sie einen Veranstaltungsort und legen Sie die Probe auf einen anderen Termin als die Hauptveranstaltung.
  • Die Proben müssen an einem offenen Datum und zu einer offenen Uhrzeit stattfinden, damit die Mitarbeiter des Büros für Informationstechnologie im Bildungswesen anwesend sein können.
    Siehe auch.Datum und Uhrzeit der Eröffnung
• Die Proben sollten 30 bis 45 Minuten für einen Vortrag über die Verwendung der Ausrüstung dauern, aber dann müssen Sie die Ausrüstung tatsächlich bedienen und sich an sie gewöhnen, so dass Sie mit 2 bis 3 Stunden rechnen sollten, einschließlich des Übens des Ablaufs.
• Das Personal des Büros für Informationstechnologie im Bildungswesen verlässt die Veranstaltung, sobald diese beendet ist. Danach sollten die Proben nur noch von den Veranstaltern durchgeführt werden. Wenn Sie Probleme oder Fragen haben, rufen Sie uns bitte an. Wir werden kommen und Sie unterstützen.

Wo können Sie Reservierungen für Einrichtungen beantragen (variiert je nach Standort):Siehe auch.)

Wo können Sie die Teilnahme von Personal an Vorlesungen/Proben beantragen?

• Die vom Büro für Informationstechnologie im Bildungswesen ausgeliehenen Geräte sind für den regulären Unterricht auf dem Campus bestimmt und können nicht für die Nutzung bei Konferenzveranstaltungen akzeptiert werden.
  • Ziehen Sie den Einsatz von Fachleuten in Betracht, insbesondere bei größeren Veranstaltungen.
  • Für kleine bis mittelgroße Veranstaltungen kann eine Sonderausleihe von Unterrichtsmaterial gestattet werden, wobei die Ausleih- und Rückgabezeiten strikt einzuhalten sind.
• Wenn Proben stattfinden sollen, buchen Sie bitte auch Leihgeräte für die Proben.
• Bei Veranstaltungen kann die Anzahl und Art der zu mietenden Geräte sehr groß sein, so dass eine Buchung per E-Mail kompliziert sein kann. Wir empfehlen Ihnen, in unser Büro zu kommen, um Ihre Anforderungen mündlich zu besprechen, damit wir die von Ihnen benötigte Ausrüstung finden und die erforderlichen Formulare ausfüllen können.

Wo können Sie Leihgeräte beantragen?

(Möglicherweise werden Sie gebeten, sich bei der Abteilung für akademische Angelegenheiten zu erkundigen, ob das Darlehen verfügbar ist oder nicht).

• Die meisten Konferenzveranstaltungen finden wahrscheinlich an Samstagen, Sonntagen und Feiertagen statt, aber das Supportbüro für Bildungsinformatik ist an diesen Tagen geschlossen. Wenn Ihre Veranstaltung auf einen Samstag oder Sonntag fällt, sollten Sie versuchen, Ihre Geräte am Freitagnachmittag abzuholen.
• Der Veranstaltungsort kann von den Mitarbeitern des Unterstützungsbüros während der Öffnungszeiten des Unterstützungsbüros für Bildungsinformatik eingerichtet werden. In diesem Fall bleiben die Geräte jedoch bis zum nächsten Tag aufgebaut.Vergewissern Sie sich, dass der Veranstaltungsort auch für die Zeit zwischen dem Aufbautag und der Veranstaltung selbst gebucht ist.Um Diebstahl vorzubeugen, wenden Sie sich auch an den Sicherheitsdienst und bitten Sie darum, dass die Tür verschlossen wird.

Wo können Sie Reservierungen für Einrichtungen beantragen (variiert je nach Standort):Siehe auch.)

Wo können Sie eine Schließung beantragen?

Wo können Sie Unterstützung bei der Einrichtung anfordern?

• Die Geräte im Betreuungsraum sind für den regulären Unterricht bestimmt und sollten am Morgen des Tages, an dem der Raum nach der Veranstaltung geöffnet wird, zurückgegeben werden. Bitte stellen Sie sicher, dass die Geräte rechtzeitig zurückgegeben werden, da sie im Unterricht verwendet werden können.
• Wenn es aufgrund besonderer Umstände nicht möglich ist, das Material am Morgen des Eröffnungstages zurückzugeben, kann es möglich sein, das Material am Tag der Veranstaltung in der Wachstube zu lagern. Bei großen Mengen ist dies jedoch möglicherweise nicht möglich, daher bitten wir Sie, sich vorher mit uns abzusprechen.

Wo kann man sich bezüglich der Rückreisedaten beraten lassen?