Os organizadores de eventos precisam de fazer vários preparativos para a implementação de eventos de conferência presenciais e em linha em simultâneo (formato HyFlex). É de notar que os pontos de consulta e aplicação diferem consoante o conteúdo do evento.
Principais departamentos universitários envolvidos em eventos da HyFlex.
- Relativamente às licenças Zoom.
- Actualização do número máximo de participantes. (por exemplo, 100 → 300 / 500 / 1000 participantes, etc.)
- Actualização para uma licença para a realização de webinars.
- Questões relacionadas com o acesso à Internet.
- Emissão de 'contas de visitantes' para os participantes fora do campus com acesso WiFi.
- Reserva do local para o espectáculo.
- Reserva de locais para ensaios e pré-eleições.
- O ponto de contacto depende da facilidade que está a reservar.
- Salas de aula no Edifício de Investigação e Palestras → Secção de Assuntos Académicos
- Salão Prometheus → Secção de Instalações
- Salas de reuniões grandes, médias e pequenas no edifício da administração → Facilities Section
- Abertura e fecho de fechaduras ao utilizar as instalações aos fins-de-semana, feriados, de manhã cedo à noite, etc.
- Localização: posto de guarda do portão principal, 1F, administração da sede, etc.
Erros comuns.
Como a maioria dos eventos da conferência tem lugar aos sábados, domingos e feriados públicos, o Gabinete de Apoio Informático à Educação está fechado e não pode fornecer apoio apressado em caso de problemas.Seguem-se alguns exemplos de fracassos reais.
Estes erros podem ser evitados ensaiando o mais próximo possível do acontecimento real e antecipando vários problemas.
Etapas de preparação
PASSO.
Decidir qual a configuração Zoom que pretende utilizar e actualizar a sua licença, se necessário.
- Zoom tem 'Reuniões' e 'Webinars'. Decida qual deles pretende utilizar.
- Se quiser utilizar 'webinars', precisa de actualizar a sua licença.
- Certifique-se de que há espaço suficiente para o número de participantes no Zoom.
- Normalmente, o número máximo de utilizadores é 100. Actualização para 300 / 500 / 1.000 pessoas, etc., conforme necessário.
Onde candidatar-se a aplicações relacionadas com o Zoom
PASSO.
Publicar o URL do Zoom para participantes em linha.
- Contacte os potenciais participantes em linha com três peças de informação para admissão à reunião/webinar do Zoom.
- URL da reunião/webinar
- Reunião/identificação webinar
- código de acesso
- Para webinars, enviar um e-mail de convite dedicado aos oradores em linha (panelistas) através da administração do Zoom.
PASSO.
Preparar e considerar um ambiente de Internet (WiFi) para a produção.
- Se quiser permitir que pessoas fora da universidade utilizem o TUFS Wi-Fi, deve ter uma "conta de visitante" emitida com antecedência.
- Se o evento for num fim-de-semana ou feriado, contactar previamente a ICC sobre a utilização da rede Wi-Fi do campus.Uma vez que a manutenção do sistema é por vezes realizada nos fins de semana e feriados públicos, é uma boa ideia perguntar sobre a garantia de um ambiente estável na Internet.
- Considerar como responder no caso de uma perturbação da rede Wi-Fi do campus.
- O risco é extremamente baixo, pelo que a tolerância ao risco não é um problema para eventos normais. No caso de uma emergência, pode passar com o telefone do organizador amarrado, por isso certifique-se de que sabe como o fazer. Se necessário, pode também alugar Wi-Fi de bolso ou outro equipamento a um fornecedor.
Aplicações relacionadas com WiFi no campus para.
PASSO.
Entrevistar com antecedência os apresentadores/encenadores (panelistas).
- Assegure-se de que todos os apresentadores/falantes, pessoalmente ou online, sabem que tipo de apresentação pretende fazer; é mais fácil se lhes pedir que a declarem num formulário Google ou semelhante.
- Utiliza materiais de diapositivos?
- Para PowerPoint, utiliza as 'Ferramentas de Apresentação' (um ecrã para apresentadores onde podem verificar notas, tempo decorrido, etc.)?
- Posso usar um PC do local do evento? Utilizar um PC próprio? (pode ser especificado pelo organizador)
- Durante a apresentação, lida com som, por exemplo, reprodução de ficheiros áudio, reprodução de CDs, etc.?
- Durante a apresentação, trata de ficheiros de vídeo, reprodução de DVDs, etc.?
- Dependendo do conteúdo da apresentação de cada apresentador, a configuração do equipamento do local será ajustada. Assim que tiver alguma ideia do quadro geral, contacte o Gabinete de Apoio à Informatização da Educação para discutir como será montado o local do evento.
PASSO.
Pessoal de gestão de eventos seguro.
- A implementação de um evento de conferência exigirá muita mão-de-obra, incluindo recepcionistas e hospitalidade de visitantes, mas será necessário o seguinte pessoal para operar o equipamento relacionado com as instalações do local / distribuição do Zoom.
- Zoom 1 pessoa encarregada da operação do PC anfitrião
- 1 pessoa encarregada de operar a câmara para cobertura em directo online
- Oficial de iluminação (para Prometheus Hall) 1 pessoa ※ Pode trabalhar em simultâneo com o PC anfitrião se estiver familiarizado com ele.
- 1 ou 2 pessoas para explicar como utilizar o equipamento aos altifalantes (panelistas) ※ Pode também servir como operador de microfone durante a sessão de perguntas e respostas
- Como mencionado acima, se estiver a organizar um evento ao estilo HyFlex, precisará de três ou quatro pessoas por local de evento. Normalmente, os estudantes ou outros serão responsáveis por estes numa base de honorários, mas é seguro assumir que os estudantes com algumas capacidades mecânicas serão capazes de lidar com isto. Assegure-se de ter os recursos humanos com antecedência e prepare ensaios para os próximos passos.
PASSO.
Organizar ensaios e formar pessoal de gestão de eventos.
- Reservar um local e organizar um ensaio numa data diferente da do evento principal.
- Os ensaios devem ser marcados para uma data e hora de abertura para que o pessoal do Gabinete de Tecnologias de Informação na Educação possa estar presente.
Ver também.Data e hora de abertura
- Os ensaios devem ser marcados para uma data e hora de abertura para que o pessoal do Gabinete de Tecnologias de Informação na Educação possa estar presente.
- Os ensaios devem durar 30-45 minutos para uma palestra sobre como utilizar o equipamento, mas depois é preciso operar efectivamente o equipamento e habituar-se ao mesmo, pelo que se deve esperar 2-3 horas, incluindo a prática do fluxo.
- O pessoal do Gabinete de Tecnologia da Informação na Educação partirá assim que a palestra tiver terminado. Posteriormente, os ensaios deverão ser conduzidos apenas pelo pessoal da organização. Se encontrar algum problema ou tiver alguma dúvida, por favor contacte-nos. Nós iremos apoiá-lo.
Onde solicitar a reserva de instalações (varia de acordo com o local):Ver também.)
Onde candidatar-se a pessoal para assistir a palestras/ensaios
PASSO.
Arranjar o equipamento necessário. (Para eventos maiores, considerar a utilização de um fornecedor especializado).
- O equipamento emprestado pelo Gabinete de Tecnologias de Informação na Educação destina-se a aulas regulares no campus, e pode não ser aceite para utilização em eventos de conferência.
- Considerar o uso de empreiteiros especializados, especialmente para eventos de maior dimensão.
- Para eventos de pequena a média dimensão, pode ser permitido o empréstimo especial de equipamento de sala de aula, mas as datas e horas de empréstimo e devolução devem ser rigorosamente respeitadas.
- Se os ensaios tiverem de ser realizados, por favor reservar também equipamento de empréstimo para os ensaios.
- Para eventos, a quantidade e o tipo de equipamento disponível para aluguer pode ser enorme, pelo que a reserva por correio electrónico pode ser complicada. Recomendamos que venha ao nosso escritório para discutir verbalmente as suas necessidades, para que possamos encontrar o equipamento de que necessita e preencher os formulários necessários.
Onde solicitar o equipamento emprestado
(Poderá ser-lhe pedido que consulte a Secção de Assuntos Académicos relativamente à disponibilidade de empréstimos).
PASSO.
Prepare o seu equipamento para o evento e receba o equipamento emprestado.
- A maioria dos eventos da conferência terá provavelmente lugar aos sábados, domingos e feriados públicos, mas o Gabinete de Apoio Informático à Educação está encerrado nestes dias. Se o seu evento for num sábado ou domingo, deverá tentar recolher o seu equipamento na sexta-feira à tarde.
- O local pode ser montado pelo pessoal do gabinete de apoio durante o horário de abertura do Gabinete de Apoio à Informatização da Educação. Contudo, nestes casos, o equipamento permanecerá instalado até ao dia seguinte.Garantir que o local também é reservado para o tempo entre o dia da instalação e o evento em si.Para evitar roubos, contactar também o segurança e solicitar que a porta seja trancada.
Onde solicitar a reserva de instalações (varia de acordo com o local):Ver também.)
Onde solicitar o bloqueio
Onde solicitar apoio para a criação de
PASSO.
Favor discutir previamente a devolução do equipamento.
- O equipamento na sala de apoio é para aulas regulares e deve ser devolvido na manhã do dia em que a sala abre após o evento. Por favor, certifique-se de que o equipamento é devolvido a tempo, pois pode ser utilizado nas aulas.
- Se houver circunstâncias especiais que impeçam a devolução do equipamento na manhã do dia de abertura, poderá ser possível armazenar o equipamento na sala de guarda no dia do evento. No entanto, isto pode não ser possível no caso de grandes quantidades, pelo que é favor consultar-nos com antecedência.
Onde pedir conselhos sobre as datas de regresso
Acima.
Para informações sobre como montar e utilizar o equipamento no dia do evento, ver abaixo.