HyFlex学会イベント準備マニュアル

• Zoomには「ミーティング」と「ウェビナー」があります。どちらを使用するか決めましょう。
  • 「ウェビナー」を使用する場合は、ライセンスをアップグレードする必要があります。
• Zoomの参加者人数に、十分な余裕があるかを確認しましょう。
  • 通常は100人が上限です。必要に応じて、300人 / 500人 / 1,000人などへアップグレードしましょう。

Zoom関連の申請先　

• オンライン参加希望者に、Zoomのミーティング/ウェビナーの入場用の3つの情報を連絡しましょう。
  1. ミーティング/ウェビナーURL
  2. ミーティング/ウェビナーID
  3. パスコード
• ウェビナーの場合は、Zoomの管理画面から、オンラインの登壇者（パネリスト）に専用の招待メールを送信しましょう。

• 学外の人にTUFSのWi-Fiを使用させる場合は、事前に「ビジターアカウント」の発行を済ませておきましょう。
• イベントが土日祝の場合は、学内Wi-Fiを使用することについて、ICCに事前に連絡をしておきましょう。土日祝はシステムメンテナンスが行われることもあるため、安定的なインターネット環境の確保について依頼をしておくと安心です。
• 万が一学内Wi-Fiに障害が発生した場合の対応方法を検討しておきましょう。
  • リスクは極めて低いため、通常のイベントであればリスク許容で問題ないと思われます。万が一の時は、主催者のスマホのテザリングで乗り切ることもできますので、やり方を確認しておきましょう。必要に応じてポケットWi-Fiなどを業者でレンタルしておくという手もあります。

学内WiFi関連の申請先　

• 対面・オンラインを問わず、全ての発表者／登壇者に、どのようなプレゼンテーションを予定しているのかを確認しておきましょう。Googleフォームなどで申告してもらうと楽です。
  • スライド資料は使用するか？
  • パワーポイントの場合、「発表者ツール」（メモや経過時間などを確認できる発表者向けの画面）は使用するか？
  • PCは会場のもので良いか？自前のPCを使用するか？（主催者側で指定してもよい）
  • 発表中、音声ファイルの再生、CDの再生など、音を扱うか？
  • 発表中、動画ファイルの再生、DVDの再生など、映像を扱うか？
• 各発表者のプレゼンテーションの内容に応じて、会場の機材のセッティングを調整します。ある程度全体像が把握できた段階で、会場をどのようなセッティングとするか、教育情報化支援室までご相談ください。

• 学会イベントの実施には、受付担当や、来客者接待など、多くの人手が必要となると思いますが、会場設備 / Zoom配信関連の機材操作では、以下の人員が必要となります。
  • Zoom ホストPC操作担当　1人
  • オンライン中継用のカメラ操作担当　1人
  • 照明担当（プロメテウスホールの場合）　1人　※ 慣れた者ならホストPCとの兼任可
  • 登壇者（パネリスト）への機材使用方法の説明係　1～2名　※ 質疑応答の際のマイク係りを兼任するとよい
• 上記の通り、HyFlex形式でイベントを行う場合、会場毎に3～4人の人員が必要となります。通常、学生などが謝金でこれらを担当することになると思いますが、ある程度機械類が得意な学生だと安心です。事前に人員を確保した上で、次のステップのリハーサルを設定してください。

• 本番とは別の日程で会場を予約し、リハーサルを設定してください。
  • 教育情報化支援室のスタッフが同席するには、リハーサルは、開室日時・時間帯に設定していただく必要があります。
    参照：開室日時
• リハーサルは、機材使用方法のレクチャーが30～45分程度ですが、その後、実際に操作をして慣れる必要がありますので、流れの練習を含めて、2～3時間程度を見ておくとよいです。
• 教育情報化支援室のスタッフは、レクチャーが終了次第退席します。その後は主催者スタッフのみでリハーサルを行ってください。トラブル発生時や分からないことがあればお電話ください。駆けつけサポートいたします。

施設予約申請先（場所によって異なります：参照）

レクチャー／リハーサルへのスタッフ立合いの申込先

• 教育情報化支援室の貸出機材は学内の通常授業用ですので、学会イベントでの使用についてはお断りする場合があります。
  • 特に大規模イベントの場合は、専門業者の利用をご検討ください。
  • 中小規模のイベントであれば、特別に授業用機材のお貸出しを認める場合がありますが、貸出日時・返却日時は厳守でお願いいたします。
• リハーサルを行う場合は、リハーサル用の貸出機材のご予約もお願いいたします。
• イベントの場合、貸出機材の数量・種類ともに膨大な数となありますので、メールでのご予約は煩雑となってしまいます。口頭でご相談いただければ、こちらで必要機材を見繕って用紙などを記入いたしますので、ご来室いただくことをお勧めいたします。

貸出機材の申込先

（貸出可否について教務課への相談をお願いする場合があります）

• 学会イベントの多くは土日祝に行われるかと思いますが、これらの日は教育情報化支援室は閉室しています。土日のイベントの場合は、金曜日の午後に機材を受け取るようにしてください。
• 会場のセッティングは、教育情報化支援室の開室時間内であれば、支援室スタッフのサポートを受けることが可能です。ただし、その場合は、翌日まで機材をセットしたままとなります。セッティングを行う日からイベント本番までの時間帯についても会場の予約をしておくようにしてください。また、盗難防止のため、守衛室にも連絡し施錠を依頼してください。

施設予約申請先（場所によって異なります：参照）

施錠の依頼先

セッティングのサポートの依頼先

• 支援室の機材は通常授業用のものですので、イベント後の開室日の朝に、返却をしてください。授業で使用する可能性がありますので、返却時間の厳守にご協力ください。
• 特別な事情があり開室日の朝に機材を返却することができない場合は、イベント実施当日に、守衛室で機材を預かることが可能な場合があります。ただし、数量が多い場合などはお断りする場合もありますので、事前にご相談ください。

返却日の相談先