Manual de preparación de actos de conferencias HyFlex.

• Zoom tiene 'Reuniones' y 'Webinars'. Decide cuál quieres utilizar.
  • Si quieres utilizar "webinars", tienes que actualizar tu licencia.
• Asegúrate de que hay espacio suficiente para el número de participantes en el Zoom.
  • Normalmente, el número máximo de usuarios es 100. Aumente a 300 / 500 / 1.000 personas, etc., según sus necesidades.

Dónde presentar solicitudes relacionadas con el Zoom

• Póngase en contacto con los posibles participantes en línea para facilitarles tres datos de admisión a la reunión/webinar de Zoom.
  1. URL de la reunión/webinar
  2. Reunión/webinar ID
  3. código de acceso
• Para los seminarios web, envíe un correo electrónico de invitación específico a los ponentes en línea (panelistas) a través de la administración de Zoom.

• Si desea permitir que personas ajenas a la universidad utilicen el Wi-Fi TUFS, deberá disponer de una "cuenta de visitante" emitida con antelación.
• Si el acto coincide con un fin de semana o un día festivo, póngase en contacto con el ICC con antelación para solicitar información sobre el uso de la red Wi-Fi del campus.Como a veces el mantenimiento del sistema se lleva a cabo los fines de semana y días festivos, conviene preguntar para garantizar un entorno de Internet estable.
• Considere cómo responder en caso de interrupción de la red Wi-Fi del campus.
  • El riesgo es extremadamente bajo, por lo que la tolerancia al riesgo no es un problema para los eventos normales. En caso de emergencia, puedes arreglártelas con el tethering en el teléfono del organizador, así que asegúrate de que sabes cómo hacerlo. Si es necesario, también puedes alquilar Wi-Fi de bolsillo u otros equipos a un proveedor.

Aplicaciones relacionadas con WiFi en el campus a.

• Asegúrese de que todos los presentadores/ponentes, ya sea en persona o en línea, sepan qué tipo de presentación tienen previsto realizar; es más fácil si lo declaran en un formulario de Google o similar.
  • ¿Utiliza materiales deslizantes?
  • Para PowerPoint, ¿utilizas las "Herramientas del presentador" (una pantalla para los presentadores en la que pueden comprobar las notas, el tiempo transcurrido, etc.)?
  • ¿Puedo utilizar un PC de la sede? ¿Utilizar un PC propio? (el organizador puede especificarlo)
  • Durante la presentación, ¿te ocupas del sonido, por ejemplo, reproducción de archivos de audio, reproducción de CD, etc.?
  • Durante la presentación, ¿te encargas de los archivos de vídeo, la reproducción de DVD, etc.?
• Dependiendo del contenido de la presentación de cada ponente, se ajustará la configuración de los equipos del lugar. Una vez que tenga una idea general, póngase en contacto con la Oficina de Apoyo a la Informatización de la Educación para discutir cómo se organizará el lugar.

• La realización de un acto de conferencia requerirá mucha mano de obra, incluidos los recepcionistas y la hospitalidad de los visitantes, pero se necesitará el siguiente personal para manejar el equipo relacionado con las instalaciones del lugar de celebración / distribución de Zoom.
  • Zoom 1 persona encargada del funcionamiento del PC anfitrión
  • 1 persona encargada de manejar la cámara para la cobertura en directo en línea
  • Encargado de iluminación (para Prometheus Hall) 1 persona ※ Puede compartirse con el PC anfitrión si está familiarizado con
  • 1 ó 2 personas para explicar a los ponentes (panelistas) cómo utilizar el equipo ※ También puede actuar como operador de micrófono durante la sesión de preguntas y respuestas
• Como ya se ha mencionado, si organiza un evento del tipo HyFlex, necesitará tres o cuatro personas por local. Por lo general, los estudiantes u otras personas se encargarán de ello a título honorífico, pero es seguro suponer que los estudiantes con ciertas habilidades mecánicas podrán encargarse de ello. Asegúrate de contar con la mano de obra necesaria con antelación y organiza ensayos para los siguientes pasos.

• Reserva un local y organiza un ensayo en una fecha distinta a la del acto principal.
  • Los ensayos deben fijarse para una fecha y hora abiertas a fin de que el personal de la Oficina de Tecnologías de la Información en la Educación pueda estar presente.
    Véase también.Fecha y hora de apertura
• Los ensayos deben durar entre 30 y 45 minutos, en los que se explica cómo utilizar el equipo, pero después hay que manejarlo y acostumbrarse a él, por lo que hay que prever entre 2 y 3 horas, incluida la práctica de la fluidez.
• El personal de la Oficina de Tecnologías de la Información en la Educación se marchará en cuanto termine la conferencia. A partir de ese momento, los ensayos deberán ser realizados únicamente por el personal organizador. Si tiene algún problema o duda, llámenos. Vendremos a ayudarle.

Dónde solicitar reservas de instalaciones (varía según el lugar):Véase también.)

Dónde solicitar que el personal asista a conferencias/ensayos

• Los equipos prestados por la Oficina de Tecnologías de la Información en la Educación son para su uso en clases regulares en el campus, y no pueden ser aceptados para su uso en eventos de conferencias.
  • Considere la posibilidad de recurrir a contratistas especializados, sobre todo para grandes eventos.
  • En el caso de actos de tamaño pequeño o mediano, podrá autorizarse el préstamo especial de material de clase, pero deberán respetarse estrictamente las fechas y horas de préstamo y devolución.
• Si se van a celebrar ensayos, reserve también material de préstamo para los mismos.
• Para los eventos, la cantidad y el tipo de equipos disponibles para alquilar pueden ser enormes, por lo que reservar por correo electrónico puede resultar complicado. Te recomendamos que vengas a nuestra oficina para comentar tus necesidades verbalmente, de modo que podamos encontrar el equipo que necesitas y rellenar los formularios necesarios.

Dónde solicitar material en préstamo

(Es posible que le pidan que consulte en la Sección de Asuntos Académicos si el préstamo está disponible o no).

• La mayoría de las conferencias tendrán lugar probablemente los sábados, domingos y días festivos, pero la Oficina de Apoyo a la Informática Educativa está cerrada esos días. Si su evento es en sábado o domingo, debe intentar recoger su equipo el viernes por la tarde.
• El personal de la oficina de apoyo puede montar el local durante el horario de apertura de la Oficina de Apoyo a la Informatización de la Educación. No obstante, en estos casos, el equipo permanecerá montado hasta el día siguiente.Asegúrate de que el lugar de celebración también esté reservado para el tiempo que transcurra entre el día del montaje y el propio acto.Para evitar robos, ponte también en contacto con el vigilante de seguridad y pídele que cierre la puerta.

Dónde solicitar reservas de instalaciones (varía según el lugar):Véase también.)

Dónde solicitar el bloqueo

Dónde solicitar ayuda para la instalación

• El material de la sala de apoyo es para las clases normales y debe devolverse la mañana del día en que se abre la sala después del evento. Por favor, asegúrese de que el equipo se devuelve a tiempo, ya que puede ser utilizado en clase.
• Si existen circunstancias especiales que impidan devolver el material la mañana del día de la inauguración, puede ser posible guardarlo en la sala de guardia el día del evento. Sin embargo, esto puede no ser posible en el caso de grandes cantidades, por lo que le rogamos que nos consulte con antelación.

Dónde solicitar asesoramiento sobre las fechas de regreso