Manuel de préparation de la conférence HyFlex.

• Zoom propose des "réunions" et des "webinaires". Choisissez celle que vous souhaitez utiliser.
  • Si vous souhaitez utiliser les "webinaires", vous devez mettre à jour votre licence.
• Veillez à ce qu'il y ait suffisamment de place pour le nombre de participants dans le Zoom.
  • Normalement, le nombre maximum d'utilisateurs est de 100. Passez à 300 / 500 / 1 000 personnes, etc. selon vos besoins.

Où s'adresser pour les demandes liées à Zoom

• Contacter les participants potentiels en ligne en leur fournissant trois informations pour l'admission à la réunion/au webinaire Zoom.
  1. URL de la réunion/du webinaire
  2. ID de la réunion/webinaire
  3. code d'accès
• Pour les webinaires, envoyez un e-mail d'invitation spécifique aux intervenants en ligne (panélistes) via l'administration Zoom.

• Si vous souhaitez permettre à des personnes extérieures à l'université d'utiliser le réseau Wi-Fi de TUFS, vous devez disposer d'un "compte visiteur" délivré à l'avance.
• Si l'événement a lieu un week-end ou un jour férié, contactez la CCI à l'avance pour savoir si vous pouvez utiliser le Wi-Fi du campus.La maintenance du système étant parfois effectuée pendant les week-ends et les jours fériés, il est judicieux de faire une demande afin de garantir un environnement internet stable.
• Réfléchissez à la manière de réagir en cas de perturbation du Wi-Fi sur le campus.
  • Le risque est extrêmement faible, de sorte que la tolérance au risque n'est pas un problème pour les événements normaux. En cas d'urgence, vous pouvez vous contenter d'une connexion sur le téléphone de l'organisateur. Si nécessaire, vous pouvez également louer un pocket Wi-Fi ou d'autres équipements auprès d'un fournisseur.

Applications liées au WiFi sur le campus pour.

• Assurez-vous que tous les présentateurs/intervenants, qu'ils soient en personne ou en ligne, savent quel type de présentation vous prévoyez de faire ; il est plus facile de leur demander de le déclarer sur un formulaire Google ou similaire.
  • Utilisez-vous des diapositives ?
  • Pour PowerPoint, utilisez-vous les "outils du présentateur" (un écran pour les présentateurs où ils peuvent vérifier les notes, le temps écoulé, etc.)
  • Puis-je utiliser un ordinateur de l'établissement ? Utiliser son propre ordinateur ? (peut être spécifié par l'organisateur)
  • Pendant la présentation, avez-vous affaire à du son, par exemple la lecture de fichiers audio, la lecture de CD, etc.
  • Pendant la présentation, vous occupez-vous des fichiers vidéo, de la lecture des DVD, etc.
• En fonction du contenu de la présentation de chaque intervenant, l'équipement de la salle sera adapté. Une fois que vous aurez une idée de l'ensemble, veuillez contacter le Bureau d'appui à l'informatisation de l'éducation pour discuter de la manière dont la salle sera aménagée.

• La mise en œuvre d'un événement de conférence nécessitera beaucoup de main-d'œuvre, y compris les réceptionnistes et l'accueil des visiteurs, mais le personnel suivant sera nécessaire pour faire fonctionner l'équipement lié aux installations du site / à la distribution de Zoom.
  • Zoom 1 personne en charge du fonctionnement du PC hôte
  • 1 personne chargée de faire fonctionner la caméra pour la couverture en ligne en direct
  • Responsable de l'éclairage (pour le Prometheus Hall) 1 personne ※ Peut travailler simultanément avec le PC hôte s'il le connaît bien.
  • 1 ou 2 personnes pour expliquer l'utilisation du matériel aux intervenants (panélistes) ※ Peut également servir d'opérateur de microphone pendant la session de questions-réponses
• Comme mentionné ci-dessus, si vous organisez un événement de type HyFlex, vous aurez besoin de trois ou quatre personnes par site. En général, des étudiants ou d'autres personnes seront chargés de ces tâches sur la base d'honoraires, mais on peut supposer que des étudiants ayant des compétences en mécanique seront en mesure de s'en charger. Assurez-vous d'avoir la main-d'œuvre nécessaire à l'avance et organisez des répétitions pour les étapes suivantes.

• Réservez un lieu et organisez une répétition à une date différente de celle de l'événement principal.
  • Les répétitions doivent être fixées à une date et à une heure libres afin que le personnel du Bureau des technologies de l'information dans l'éducation puisse être présent.
    Voir aussiDate et heure d'ouverture
• Les répétitions durent de 30 à 45 minutes pour un cours sur l'utilisation du matériel, mais il faut ensuite faire fonctionner le matériel et s'y habituer. Il faut donc compter 2 à 3 heures, y compris la pratique du flux.
• Le personnel de l'Office for Information Technology in Education quittera les lieux dès la fin de la conférence. Par la suite, les répétitions doivent être menées uniquement par le personnel organisateur. Si vous rencontrez des problèmes ou si vous avez des questions, n'hésitez pas à nous appeler. Nous viendrons vous aider.

Lieu de dépôt des demandes de réservation d'installations (variable selon le lieu) :Voir aussi)

Où s'adresser pour demander au personnel d'assister à des conférences ou à des répétitions ?

• Les équipements prêtés par l'Office for Information Technology in Education sont destinés à une utilisation régulière en classe sur le campus et ne peuvent être acceptés pour une utilisation lors de conférences.
  • Envisagez de faire appel à des entrepreneurs spécialisés, en particulier pour les événements de grande envergure.
  • Pour les événements de petite ou moyenne envergure, le prêt spécial de matériel de classe peut être autorisé, mais les dates et heures de prêt et de retour doivent être strictement respectées.
• Si des répétitions sont prévues, veuillez également réserver du matériel de prêt pour les répétitions.
• Pour les événements, la quantité et le type de matériel disponible à la location peuvent être considérables, de sorte que la réservation par courrier électronique peut s'avérer compliquée. Nous vous recommandons de venir dans nos bureaux pour discuter verbalement de vos besoins, afin que nous puissions trouver l'équipement dont vous avez besoin et remplir les formulaires nécessaires.

Où demander un prêt de matériel ?

(Il peut vous être demandé de consulter la section des affaires académiques au sujet de la disponibilité des prêts).

• La plupart des conférences auront probablement lieu les samedis, dimanches et jours fériés, mais le bureau d'assistance informatique pour l'éducation est fermé ces jours-là. Si votre événement a lieu un samedi ou un dimanche, vous devriez essayer de récupérer votre matériel le vendredi après-midi.
• La salle peut être installée par le personnel du bureau d'appui pendant les heures d'ouverture du Bureau d'appui à l'informatisation de l'éducation. Toutefois, dans ce cas, l'équipement restera en place jusqu'au lendemain.Veillez à ce que le lieu soit également réservé pour la période comprise entre le jour de l'installation et l'événement lui-même.Pour éviter les vols, contactez également l'agent de sécurité et demandez à ce que la porte soit verrouillée.

Lieu de dépôt des demandes de réservation d'installations (variable selon le lieu) :Voir aussi)

Où demander le verrouillage

Où demander de l'aide pour la mise en place

• Le matériel de la salle de soutien est destiné aux cours réguliers et doit être rendu le matin du jour de l'ouverture de la salle après l'événement. Veuillez vous assurer que l'équipement est rendu à temps car il peut être utilisé en classe.
• Si des circonstances particulières empêchent la restitution du matériel le matin du jour d'ouverture, il peut être possible de stocker le matériel dans la salle de garde le jour de l'événement. Toutefois, en cas de quantités importantes, cette solution peut s'avérer impossible, veuillez donc nous consulter à l'avance.

Où demander des conseils sur les dates de retour